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Informationen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Reisekosten: Wann der Aufwand für die Übernachtung nachzuweisen ist
Die Kosten Ihrer Unterbringung während einer Dienstreise können Sie als Arbeitnehmer gegen Nachweis in unbegrenzter Höhe als Werbungskosten abziehen, sofern diese nicht vom Betrieb steuerfrei erstattet werden. Die vom Hotel oder der Pension ausgestellte Rechnung muss auf Ihren Namen lauten. Übernachten Sie im Ausland, kann Ihr Arbeitgeber statt der im Einzelnen nachgewiesenen Kosten auch die länderspezifischen Übernachtungspauschbeträge steuerfrei erstatten. Die Übernachtungspauschalen dürfen seit 2008 nicht mehr für den Werbungskostenabzug benutzt und die auswärtige Unterbringung muss nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.
Übernachtet ein Berufskraftfahrer in der Schlafkabine seines Lkw, kann er keinen pauschalen Werbungskostenabzug beanspruchen. Denn wegen der besonderen Art der Reise fallen Übernachtungskosten meist nur in geringem Umfang an. Deshalb dürfen Finanzbeamte auch weitere Nachforschungen über die Höhe der Kosten anstellen, die dem Berufstätigen erwachsen sind. Den Nachweis gegenüber dem Finanzamt darf dieser auch im Wege einer Schätzung erbringen. Dabei ist es für ihn zumutbar, jedenfalls für zwei bis drei Monate Belege für seine Aufwendungen zu sammeln, um das Entstehen von Werbungskosten glaubhaft zu machen und eine Grundlage für eine Schätzung zu bieten. Die bloße Behauptung des Fernfahrers, er habe im Rahmen seiner Übernachtungen in der Schlafkabine täglich 5 EUR für Sanitäreinrichtungen aufgewendet, genügt nicht.
Hinweis: Wollen Sie als Arbeitnehmer Ihre Übernachtungskosten von Geschäftsreisen jenseits der Grenze in tatsächlicher Höhe gegen Beleg absetzen, müssen Sie beachten, dass die Hotelrechnung in Nicht-Euro-Ländern meist in Fremdwährung ausgestellt wird. Diesen Betrag müssen Sie in Euro umrechnen. Welcher Kurs dabei maßgebend ist, hat die Finanzverwaltung bisher nicht geregelt. Daher empfiehlt es sich, Bankbelege über den Devisenumtausch oder Kontoauszüge über die Belastungen aufzubewahren und ebenfalls vorzulegen.
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| zum Thema: | Einkommensteuer |
