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Elektronisches Fahrtenbuch: Fahrtanlässe müssen zeitnah ergänzt werden und unveränderbar sein

Die private Nutzung eines Firmenwagens ist als sogenannter geldwerter Vorteil lohnsteuerpflichtig. Die Höhe der Steuer hängt davon ab, wie die Privatnutzung ermittelt wird: Die sogenannte 1-%-Methode ist einfacher, aber oftmals teurer, während die Fahrtenbuchmethode aufwendiger, aber häufig günstiger ist. Zur Vereinfachung kann man immerhin ein elektronisches Fahrtenbuchsystem nutzen. Damit dieses vom Finanzamt akzeptiert wird, muss es gewissen Anforderungen genügen, insbesondere müssen nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sein oder dokumentiert werden. Ferner muss das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.

In einem Streitfall vor dem Finanzgericht Niedersachsen (FG) durfte ein angestellter Geschäftsführer seinen Firmenwagen auch privat nutzen. Zur Aufzeichnung der Fahrten hatte sein Arbeitgeber ein elektronisches System erworben, welches über die Bewegungsdaten ein Fahrtenbuch erstellte. Als Anwender konnte man den aufgezeichneten Fahrten vordefinierte oder selbsterstellte Zwecke zuordnen. Unveränderbar wurden die Einträge erst dann, wenn man eine sogenannte Periode (frei bestimmbar: z.B. eine Woche oder ein Monat) final bearbeitete und dann in dem Programm "abschloss". Dazu musste man den tatsächlichen Kilometerstand des Fahrzeugs vom Tacho ablesen und in der Software eingeben. Diese verglich den über die Bewegungsdaten errechneten mit dem abgelesenen Kilometerstand und buchte bei Abweichungen von mehr als 5 % eine zusätzliche (private) Fahrt ein, die aber noch editiert werden konnte.

Bei einer Außenprüfung fiel auf, dass sich die Kilometerstände laut Fahrtenbuch von denen laut Werkstattrechnungen unterschieden. Daher erhöhte das Finanzamt den Bruttoarbeitslohn des Geschäftsführers, indem es das Fahrtenbuch verwarf und die Privatfahrten stattdessen nach der 1-%-Methode schätzte. Dies konnte der Geschäftsführer auch nicht durch seine Klage vor dem FG abwenden. Denn man berechnet den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung eines Firmenwagens entweder nach der 1-%- oder der Fahrtenbuchmethode. Entfällt Letztere, weil das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß ist, bleibt also nur Erstere.

Im Streitfall war das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, weil der Geschäftsführer nicht nachweisen konnte, alle nötigen Angaben zeitnah in die Software eingepflegt zu haben. Zwar wurden die Strecken automatisch durch die Software aufgezeichnet, aber es fehlten die Anlässe. Diese hätten zeitnah eingetragen werden müssen. Auch fehlte im Fahrtenbuch die Information, wie lange noch Änderungen möglich waren und wann die Fahrten abschließend abgespeichert wurden. Und zu allem Übel entsprachen die tatsächlichen Kilometerstände nicht den rechnerisch ermittelten Kilometerständen. Der Geschäftsführer musste daher Lohnsteuer nachzahlen.