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Wenn Treibstoffkosten nur geschätzt werden: Fahrtenbuchmethode ist nicht anwendbar

Wird ein Dienstwagen an einer betrieblichen Zapfsäule des Arbeitgebers betankt, die weder die abgegebene Treibstoffmenge noch den Preis anzeigt, darf der private Nutzungsvorteil für den Dienstwagen nicht nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden - dies geht aus einem neuen Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) hervor.

Im zugrunde liegenden Fall hatte ein Arbeitgeber die private Dienstwagennutzung seiner Arbeitnehmer nach der Fahrtenbuchmethode lohnversteuert. Die hierfür zugrunde gelegten Gesamtkosten der Fahrzeuge hatte er zwar weitgehend durch Belege nachgewiesen, die angefallenen Treibstoffkosten konnte er aber nicht einzeln belegen. Denn die Fahrzeuge wurden an einer betriebseigenen Zapfsäule betankt, die weder die abgegebene Treibstoffmenge noch den Preis anzeigte. Der Arbeitgeber griff daher zu einer Schätzung der Treibstoffkosten, indem er aus seinen Einkaufsrechnungen den durchschnittlichen Treibstoffpreis errechnete und den Verbrauch der Fahrzeuge aus Herstellerangaben entnahm (höchster angegebener Verbrauch im Stadtverkehr).

Das Finanzamt erachtete die Fahrtenbuchmethode als nicht anwendbar und argumentierte, dass die Gesamtkosten der Fahrzeuge nicht belegmäßig nachgewiesen waren. In der Folge führte es die Privatnutzungsversteuerung nach der 1-%-Methode durch und nahm den Arbeitgeber für die (nun erheblich höhere) Lohnsteuer in Haftung.

Der BFH bestätigte dieses Ergebnis und entschied, dass die Fahrtenbuchmethode vorliegend nicht anwendbar war, da sie einen Belegnachweis für die Gesamtkosten des Kfz erfordert. Die Fahrtenbuchmethode gründet darauf, dass die tatsächliche Gesamtfahrleistung dokumentiert und der vollständigen Bemessungsgrundlage in Form der vollständig belegmäßig erfassten Kraftfahrzeugaufwendungen gegenübergestellt wird. Eine Schätzung von belegmäßig nicht erfassten Kosten - wie vorliegend der Treibstoffkosten - ist nicht zulässig, selbst wenn durch die Schätzung vermeintlich höhere Gesamtkosten angesetzt werden, als tatsächlich entstanden sind (z.B. durch Sicherheitszuschläge). Eine zutreffende Bewertung des privaten Nutzungsvorteils anhand der Fahrtenbuchmethode kann nur gelingen, wenn die gesamten Kraftfahrzeugkosten auch belastbar erfasst werden. Der Nachweis mittels belegmäßiger Erfassung ist dem Steuerzahler möglich und zumutbar.

Hinweis: Die Fahrtenbuchmethode ist steuerlich häufig günstiger als die 1-%-Methode, wenn der Arbeitgeber den Dienstwagen mit einem hohen Rabatt gekauft hat, es sich um einen Gebrauchtwagen handelt oder der Anteil der privaten Fahrten gering ist. Wer Dienstwagen in diesen Fällen an einer betriebseigenen Tankstelle ohne Einzelnachweis betankt, sollte prüfen, ob er die Wagen künftig zur Beibehaltung der günstigeren Fahrtenbuchmethode an externen Tankstellen betanken lassen kann oder ob sich die betriebseigene Tankstelle auf Einzelabrechnung umrüsten lässt.