Aktuelles

Aufbewahrungspflichten: Anforderungen an EDV-Unterlagen bei Bargeschäften

Erhält ein Unternehmer seine Leistungen in bar bezahlt, schauen Finanzbeamte und Betriebsprüfer ganz genau hin. Dabei geht es ihnen vor allem um die Frage, ob alle Einnahmen in der Buchführung zutreffend erfasst sind. Bei Bargeldgeschäften, wie sie üblicherweise im Einzelhandel, in der Gastronomie oder bei Taxiunternehmen vorkommen, gelten ab sofort strengere Kriterien für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat hierzu formale Grundsätze aufgestellt.

Besonders betroffen sind Unternehmer, die ihre Bareinnahmen mit Hilfe von Registrierkassen (auch PC-Kassen oder PC-gestützten Kassensystemen), Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern ermitteln. Die Geräte sowie die mit diesen erstellten digitalen Unterlagen müssen den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen: Während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist müssen sie jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Dabei liegt die Feststellungslast bei Ihnen als Steuerzahler: Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich elektronisch erzeugter Rechnungen müssen Sie unveränderbar und vollständig aufbewahren. Sie dürfen weder ausschließlich die Rechnungsendsummen speichern noch ausschließlich ausgedruckte Unterlagen vorhalten. Erlaubt ist dagegen die Speicherung auf externen Datenträgern, wenn dies - wie etwa bei der Registrierkasse - im Gerät nicht möglich ist. Hierzu müssen Sie die Einsatzorte und -zeiträume der Geräte protokollieren sowie Ihre Aufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt führen und aufbewahren. Das beinhaltet übrigens auch die Bedienungs- und Programmieranleitungen.

Diese Voraussetzungen gelten auch für die digitalen Unterlagen, die mit einem Taxameter oder Wegstreckenzähler erstellt wurden, soweit sie die Grundlage für Einträge auf einem Schichtzettel bilden - etwa im Taxi- oder Transportgewerbe. Im Einzelnen kommen als Nachweise in Betracht:

• Name und Vorname des Fahrers
• Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn und -ende)
• Summe der Total- und Besetztkilometer laut Taxameter
• Anzahl der Touren und Summe der Einnahmen laut Taxameter
• Kilometerstand bei Schichtbeginn und -ende
• Zahlungsart (z.B. bar, EC-Cash, Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte)
• Summe der Gesamteinnahmen sowie Einnahmen für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters
• Angaben über Lohnabzüge angestellter Fahrer
• Summe der Resteinnahmen und der an den Unternehmer abgelieferten Beträge
• Kennzeichen der Taxe

Soweit ein Gerät den gesetzlichen Anforderungen bauartbedingt (noch) nicht oder nur teilweise genügt, beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn Sie es längstens bis Ende 2016 weiterhin einsetzen. Allerdings müssen Sie technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführen, die Anforderungen zu erfüllen.

Hinweis: Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sowie bestimmte Zollbelege müssen in Papierform aufbewahrt werden. Für sie gelten die Regelungen des BMF-Schreibens zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften nicht.