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Reisekosten: Pauschalen müssen nicht ständig angepasst werden

Anlässlich einer Dienst- oder Geschäftsreise angefallene Kosten für Fahrten mit dem Pkw können Sie als Arbeitnehmer und Selbständiger als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen. Als Angestellter haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, sich den Aufwand vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten zu lassen. Das gelingt entweder mit der Dienstreisepauschale von 0,30 EUR pro Kilometer oder mit den tatsächlichen Pkw-Kosten, die Sie im Einzelnen nachweisen.

Die pauschalen Kilometersätze, die die Finanzverwaltung festlegt, sind als generelle Schätzungen des durchschnittlichen Aufwands zulässig. Der Gesetzgeber ist nicht gehalten, diese an die allgemeine Kostenentwicklung anzupassen. Zwar mag eine zeitnahe Angleichung von Pauschalen, die einmal als zweckmäßig galten, an die gestiegenen Lebenshaltungskosten erstrebenswert erscheinen. Aus der Verfassung lässt sich dafür aber kein Zwang ableiten.

Denn es steht Ihnen als Berufstätigem frei, die tatsächlich angefallenen Kosten nachzuweisen oder einen durchschnittlichen individuellen Kilometersatz, den Sie über einen längeren Zeitraum anhand der anfallenden Fahrzeugkosten ermittelt haben. Andernfalls können Sie über die pauschalen Kilometersätze hinaus nichts steuerlich geltend machen. Die Kilometerpauschale beruht auf sachverständiger Beurteilung und Auswertung vieler repräsentativer Einzeldaten und deckt die normalen, mit der Kfz-Benutzung verbundenen Aufwendungen ab - einschließlich der AfA. Sie bringt zum Ausdruck, welchen Aufwand nach allgemeiner Bewertung Unterhalt und Betrieb eines Fahrzeugs durchschnittlich erfordern. Mehr kann ein beruflich Reisender ohne weitere Nachweise nicht verlangen.

Hinweis: Die Berechnung der tatsächlichen Aufwendungen lohnt sich insbesondere bei kostenintensiven Modellen (teurer Kaufpreis, hohe Unterhaltungskosten). Der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelte Kilometersatz darf so lange angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Insoweit kann der Aufwand für die Aufzeichnungen einmalig anfallen, wenn der Pkw über Jahre hinweg gefahren wird.