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Entfernungspauschale: Bei hoher Gesamtkilometerzahl Fahrten freiwillig dokumentieren

Machen Sie als Arbeitnehmer für Ihre Pendelstrecke von der Wohnung zum Büro oder zur Werkstatt eine unüblich hohe Gesamtkilometerzahl geltend, sollten Sie dem Finanzamt entsprechende Nachweise vorlegen. Zwar gibt es keine gesetzliche Pflicht zur förmlichen Aufzeichnung der Fahrten. Das bedeutet aber nicht, dass die Finanzbeamten Ihre Angaben ungeprüft übernehmen müssen.

In einem kürzlich entschiedenen Fall konnten bei der Fachschulrätin einer Hochschule die tatsächlich angefallenen beruflichen Fahrten zwischen ihren verschiedenen Wohnungen und ihrer Arbeitsstätte mangels Aufzeichnungen nicht exakt ermittelt werden. Daraufhin schätzte das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen. So etwas kann vor allem dann passieren, wenn ein Beruf keine tägliche Präsenz an der Arbeitsstelle voraussetzt und dennoch - wie im Urteilsfall - 36.000 km Fahrleistung im Jahr geltend gemacht werden.

Daher sind Sie als Arbeitnehmer trotz fehlender Aufzeichnungspflicht im Eigeninteresse gehalten, die für die Besteuerung maßgeblichen Umstände klar, vollständig und plausibel und damit so darzulegen, dass sich der jeweilige Sachbearbeiter ein Bild von diesen machen kann. Diese freiwillige Dokumentation dient dann der Entscheidung darüber, ob Ihre geltend gemachten Aufwendungen tatsächlich alle beruflich veranlasst sind und damit zu Werbungskosten führen.

Hinweis: Sie haben keinen Anspruch darauf, dass sich die Schätzung im untersten Rahmenbereich bewegt. Bei groben Pflichtverletzungen kann sich das Finanzamt sogar an der oberen Grenze orientieren, sofern das Ergebnis wirtschaftlich vernünftig und möglich ist. Im Urteilsfall schätzten die Beamten die gefahrenen Kilometer anhand von möglichen Präsenztagen an der Arbeitsstelle und reduzierten sie um rund die Hälfte.