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Arbeitsmittel: Umwidmung nur mit Kaufbelegen

Nutzt ein Arbeitnehmer Gegenstände zunächst ausschließlich privat und später beruflich als Arbeitsmittel, lässt sich ein Teil des Preises noch als Werbungskosten absetzen. Dabei kann der Gegenstand entweder durch die Abschreibung (AfA) über die Nutzungsdauer und bei Nettoanschaffungskosten bis 410 EUR zuzüglich Umsatzsteuer ("geringwertige Wirtschaftsgüter", GWG) sofort in voller Höhe angesetzt werden. Das ist aber nur unter folgenden Bedingungen möglich:

• Die AfA kann als Werbungskosten auch für Arbeitsmittel angesetzt werden, die der Arbeitnehmer geschenkt bekommen und zunächst privat genutzt hat.
• Als AfA in Form von Werbungskosten ist nur der Anteil abziehbar, der auf die Zeit der Nutzung als Arbeitsmittel entfällt.
• Dabei ist nur dann noch eine AfA für Arbeitsmittel anzusetzen oder eine sofortige Abschreibung bei Preisen bis netto 410 EUR zu berücksichtigen, wenn die Gesamtnutzungsdauer noch das aktuelle Jahr mit umfasst.
• Bei der Umwidmung eines privat verwendeten Gegenstands zum Arbeitsmittel sind die Anschaffungskosten - sowohl bei Kauf als auch Schenkung - auf die Gesamtnutzungsdauer zu verteilen. Dabei ist auch der Zeitraum vor der Umwidmung zu berücksichtigen.

Die Aufwendungen sind nicht als Werbungskosten abziehbar, wenn der Arbeitnehmer nicht nachweist, dass die Nutzungsdauer zum Zeitpunkt der geänderten Verwendung noch nicht abgelaufen war. Das gilt beispielsweise, wenn das Jahr der Anschaffung nicht feststeht, weil keine Kaufrechnungen vorliegen. Dieser Umstand geht zu Lasten des Arbeitnehmers.

Sofern die Belege vorliegen, sind für die AfA oder die GWG-Sofortabschreibung weder der ursprüngliche Betrag der Bruttoanschaffungskosten noch der aktuelle Neupreis maßgebend. Abzustellen ist auf den Teil, der auf die Zeit nach der Umwidmung des jeweiligen Gegenstands zur Nutzung als Arbeitsmittel entfällt. Hierzu wird zunächst die fiktive AfA bis dahin berechnet und festgehalten. Nur wenn dieser Restbetrag zu diesem Zeitpunkt 410 EUR nicht übersteigt, ist der sofortige Abzug zulässig. Ansonsten ist weiter die fortlaufende AfA ab dem Zeitpunkt der Umwidmung von den ursprünglichen Kosten abzuziehen.

Hinweis: Arbeitsmittel sind Gegenstände, die fast ausschließlich und unmittelbar der Erledigung dienstlicher Aufgaben dienen. Hierzu zählen beispielsweise

• Computer,
• Schreibtisch mit den dazugehörenden Gegenständen wie Schreibtischlampe, Schreibtischgarnitur, Papierkorb und entsprechender Sitzgelegenheit und
• die für Fachliteratur erforderlichen Regale und Büroschränke.