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Reisekostenreform 2014 für Arbeitgeber: Grundlegende Änderungen, die Arbeitgeber kennen müssen

Die Neuerungen im Bereich der Reisekosten, die das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts mit sich bringt, treten am 01.01.2014 in Kraft. Die Vereinfachungen gelten sowohl für den Werbungskostenabzug als auch für den steuerfreien Arbeitgeberersatz.

Die größte Neuerung für Arbeitgeber birgt der neue Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte", deren Bestimmung künftig anhand arbeits- oder dienstrechtlicher Festlegungen erfolgt. Aber auch Änderungen bei

• den Fahrtkosten (z.B. Regelung der steuerlichen Handhabung von Fahrten zu einem vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Ort, der nicht die erste Tätigkeitsstätte ist, und von Fahrten zu bzw. in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet),
• den Verpflegungspauschalen (unter anderem Reduktion auf eine zweistufige Staffelung der Pauschalen und Verzicht auf die Prüfung der Mindestabwesenheitszeiten bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten für den An- und Abreisetag) sowie
• der Mahlzeitengestellung bei einer Auswärtstätigkeit (z.B. Erhöhung der Grenze für "übliche Mahlzeiten" auf 60 EUR und Einführung des neuen Großbuchstabens "M" für das Lohnkonto und die elektronische Lohnsteuerbescheinigung)

erfordern die Anpassung bestehender Abläufe und Regelungen im Lohnbüro. Hinzu kommen schließlich Vereinheitlichungen bei den Unterkunftskosten und die erstmalige gesetzliche Definition des Begriffs "eigener Hausstand" bei einer doppelten Haushaltsführung.

Der bisherige Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" wird ab 2014 also durch den neuen Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" ersetzt. Der geänderten Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs folgend gibt es dann nur noch eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis am ortsgebundenen Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers - und damit an dem Ort, an dem dieser seine aufgrund des Dienstverhältnisses geschuldete Leistung zu erbringen hat. Lediglich behelfsweise können anstelle der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen quantitative Kriterien (z.B. Umfang der zu leistenden Arbeitszeit) bei der Festlegung herangezogen werden.

Fehlt eine dauerhafte Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, wird darauf abgestellt, ob der Arbeitnehmer in einer bestimmten betrieblichen Einrichtung

• typischerweise arbeitstäglich,
• je Arbeitswoche an zwei vollen Tagen oder
• mindestens zu einem Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.

Liegen diese Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, gilt diejenige als die erste, die der Arbeitgeber bestimmt oder die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Hinweis: Ende September ist ein einführendes Schreiben des Bundesfinanzministeriums erschienen, in dem viele Zweifelsfragen aus der Wirtschaft beantwortet und die Besonderheiten der neuen Regelungen durch zahlreiche Beispiele illustriert werden.