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Dienstreisen: Welche Kosten Arbeitnehmer absetzen können

Wenn Arbeitnehmer dienstlich unterwegs sind, können sie selbstgetragene Reisekosten als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Folgende Kostenpositionen für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten sind dabei abziehbar:

• Fahrtkosten: Nutzt der Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw für die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, kann er entweder pauschal 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer oder die tatsächlich angefallenen Kfz-Kosten geltend machen. Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel lässt sich der gezahlte Fahrpreis samt Zuschlägen (z.B. für eine Sitzplatzreservierung) absetzen.

• Verpflegungsmehraufwendungen: Kosten für Verpflegung werden vom Finanzamt in pauschaler Höhe anerkannt. Für eine eintägige auswärtige Tätigkeit im Inland (ohne Übernachtung) lässt sich eine Verpflegungspauschale von 12 EUR abziehen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitnehmer an diesem Tag mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der regelmäßigen Tätigkeitsstätte entfernt arbeitet. Bei mehrtägigen Auswärtseinsätzen lassen sich für den An- und Abreisetag jeweils 12 EUR ansetzen, für komplette Abwesenheitstage jeweils 24 EUR. Die absetzbaren Verpflegungsmehraufwendungen müssen jedoch gekürzt werden, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während dieser Zeit Mahlzeiten finanziert. Für Auslandsdienstreisen gelten besondere Pauschalsätze.

• Unterkunftskosten: Fallen Übernachtungskosten an (z.B. für ein Hotel), lassen sich diese in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abziehen.

• Reisenebenkosten: Nebenkosten einer Dienstreise wie beispielsweise Parkplatzgebühren oder Kosten für die Gepäckbeförderung und -aufbewahrung lassen sich ebenfalls in tatsächlicher Höhe in der Einkommensteuererklärung abrechnen.

Hinweis: Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Kosten einer Dienstreise auch lohnsteuerfrei erstatten, soweit der Rahmen der als Werbungskosten abzugsfähigen Aufwendungen nicht überschritten wird.