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Homeoffice: Telefonkosten des Arbeitnehmers können mit Pauschale abgesetzt oder steuerfrei erstattet werden

In Zeiten der Corona-Pandemie arbeiten viele Arbeitnehmer mittlerweile tageweise oder komplett von zu Hause aus. Die Tätigkeit im Homeoffice ist oftmals nicht in den Arbeitsverträgen vorgesehen, so dass Arbeitnehmer ihre privaten Telefon- und Internetanschlüsse, EDV-Geräte und Büromaterialien nutzen. Im Steuerrecht bestehen zwei Möglichkeiten, die sich daraus ergebende Kostenbelastung des Arbeitnehmers abzumildern oder gleich ganz auf den Arbeitgeber abzuwälzen:

• Werbungskostenabzug: Arbeitnehmer können selbstgetragene berufliche Kosten als Werbungskosten in der eigenen Einkommensteuererklärung geltend machen. Dies ist unabhängig davon möglich, ob zu Hause ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer unterhalten wird oder nicht. Ist der berufliche Nutzungsanteil der Telekommunikationskosten auf die Schnelle nicht ermittelbar, darf der Arbeitnehmer pauschal 20 % der angefallenen Kosten, maximal 20 EUR pro Monat, als Werbungskosten abziehen. In diesem Fall sind keinerlei Nachweise für das Finanzamt zu sammeln. Weist der Arbeitnehmer dem Finanzamt hingegen den Anteil der beruflich veranlassten Telekommunikationskosten an den Gesamtkosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nach, kann er diesen beruflichen Anteil für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde legen. Dabei können die Grundgebühren und der Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) abgezogen werden. Zur weiteren Vereinfachung darf der Arbeitnehmer beim Werbungskostenabzug den monatlichen Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde legen.

• Steuerfreie Arbeitgebererstattung: Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern alternativ die entstandenen beruflich veranlassten Kosten steuerfrei erstatten - ein solcher Auslagenersatz löst keinen steuerpflichtigen Vorteil aus. Bei den Telekommunikationskosten können ohne Nachweis ebenfalls pauschal 20 % der Rechnungsbeträge, maximal 20 EUR für jeden Monat, steuerfrei erstattet werden. Wer höhere Kosten pauschal steuerfrei erstatten möchte, muss diese über einen Zeitraum von drei Monaten einzeln belegen und die beruflichen Nutzungsanteile ermitteln (siehe oben genannte Varianten zum Werbungskostenabzug).

Hinweis: Arbeitnehmer sollten wissen, dass beruflich veranlasste Kosten für das Homeoffice nur insoweit als Werbungskosten abgezogen werden dürfen, wie sie nicht steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden (keine Doppelbegünstigung).