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Homeoffice: Welche Kosten darf der Arbeitgeber steuerfrei erstatten?

Die Arbeit im Homeoffice ist für viele Arbeitnehmer im zweiten Jahr der Corona-Pandemie zur Routine geworden. Vielen wurde aber erst mit der Zeit bewusst, dass die Arbeit in den eigenen vier Wänden auch zusätzliche Kosten mit sich bringt. Zwar entfallen die Fahrten zum Betrieb, im Gegenzug steigen aber die Nebenkosten für die Wohnung bzw. das Haus und für die Anschaffung von Arbeitsmitteln.

Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer rückt daher die Frage in den Fokus, welche Kosten der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten darf bzw. welche "Rahmenbedingungen" der Arbeitgeber für das Homeoffice finanzieren darf, ohne dass hierfür Lohnsteuer anfällt. Hierbei gilt Folgendes:

• Arbeitsmittel: Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel wie beispielsweise Notebooks, Drucker oder Büromöbel unentgeltlich zur beruflichen Nutzung, wird hierdurch in aller Regel kein steuerpflichtiger Arbeitslohn ausgelöst. Die Arbeitsmittel müssen jedoch im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben. Unerheblich ist, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel selbst kauft oder der Arbeitnehmer diese mit Kostenerstattung durch den Arbeitgeber anschafft. Betriebliche Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte wie beispielsweise Tablet-PCs dürfen in der Regel sogar privat vom Arbeitnehmer mitgenutzt werden, ohne dass die Steuerfreiheit entfällt.

Hinweis: Es empfiehlt sich für beide Arbeitsparteien, die Regelungen zur Gestellung von Arbeitsmitteln bzw. zur Kostenerstattung stets vertraglich festzuhalten, denn ein solches Vertragswerk kann für die Durchsetzung der Steuerfreiheit gegenüber dem Finanzamt nützlich sein.

• Raumkosten: Nicht steuerfrei erstatten können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer (z.B. anteilige Miete, Nebenkosten). Der Arbeitnehmer kann diese Kosten aber zumindest als Werbungskosten in seiner Einkommensteuerveranlagung abziehen, sofern der Raum als häusliches Arbeitszimmer anerkannt und entsprechend genutzt wird. Hierzu muss das Zimmer unter anderem räumlich abgeschlossen sein. Wer nicht über ein anerkennungswürdiges Arbeitszimmer verfügt (z.B. lediglich über eine Arbeitsecke im privaten Wohnzimmer), darf stattdessen die neue Homeoffice-Pauschale von 5 EUR pro Tag, maximal 600 EUR pro Jahr, als Werbungskosten geltend machen. Diese Pauschale darf aber ebenfalls nicht steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.

• Telekommunikationskosten: Arbeitet der Arbeitnehmer regelmäßig oder dauerhaft im Homeoffice, kann der Arbeitgeber ihm die anfallenden Telefon- und Internetkosten pauschal steuerfrei erstatten - und zwar mit bis zu 20 % der Rechnungsbeträge, maximal 20 EUR im Monat.