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Betriebsfeiern und die Einkommensteuer: Auch für virtuelle Veranstaltungen gelten die Freibeträge

Nach fast zwei Jahren Corona-Pandemie denken viele Unternehmen wieder über Betriebsfeiern für ihre Angestellten nach. Auch Firmenjubiläen stehen mittlerweile wieder auf der Agenda. Damit auf das Feiern nicht das böse Erwachen folgt, sind neben Hygienemaßnahmen stets auch die lohnsteuerrechtlichen Regelungen zu beachten. Die Steuerberaterkammer Stuttgart hat nun auf die wichtigsten steuerlichen Fallstricke hingewiesen:

• Freibetrag von 110 EUR: Betriebsfeiern wie etwa zu Weihnachten oder zum Jahresauftakt, Sommerfeste, Betriebsausflüge und Firmenjubiläen sind rechtlich als Betriebsveranstaltungen einzustufen, wenn sie einen geselligen Charakter haben. Wichtig ist dabei, dass Arbeitgeber bei der Veranstaltung den Freibetrag in Höhe von 110 EUR pro Arbeitnehmer einhalten, damit das Event lohnsteuer- und abgabenfrei vonstattengehen kann. Für die 110-EUR-Grenze müssen alle Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer zum Beispiel für Speisen, Eintrittskarten, Geschenke, Musik und Raummiete zusammengerechnet werden.
• Offener Teilnehmerkreis: Arbeitgeber sollten beachten, dass der 110-EUR-Freibetrag nur beansprucht werden kann, wenn die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern des Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Eine hierarchische Beschränkung der Feier (z.B. nur für Führungskräfte) wird steuerlich nicht gefördert.
• Berechnung der Pro-Kopf-Zuwendung: Steuerliche Probleme erwachsen Arbeitgebern durch Personen, die trotz vorheriger Zusage nicht teilnehmen. Denn bei der Berechnung des 110-EUR-Freibetrags müssen die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung zu gleichen Teilen auf alle bei der Feier anwesenden Teilnehmer aufgeteilt werden. Für Arbeitgeber hat das den Nachteil, dass eine Betriebsveranstaltung zu unbeabsichtigten steuererhöhenden Folgen führen kann, wenn wesentlich weniger Gäste zu der Veranstaltung erscheinen, als ursprünglich angemeldet waren. Denn in diesem Fall bleiben die Kosten der Feier häufig (nahezu) gleich, müssen aber auf weniger Köpfe umgerechnet werden als ursprünglich geplant, so dass der 110-EUR-Freibetrag schneller überschritten wird.
• Überschreiten des Freibetrags: Wird der Freibetrag von 110 EUR trotz sorgfältiger Planung überschritten, so kommt für den Betrag, der über die 110 EUR hinausgeht, eine Pauschalversteuerung mit 25 % durch den Arbeitgeber in Betracht. Für die Angestellten entstehen dadurch keine finanziellen Nachteile - die Versteuerung übernimmt allein der Arbeitgeber.
• Virtuelle Firmenevents: Unternehmen suchen in Zeiten der Corona-Pandemie verstärkt nach virtuellen Alternativen für eine Betriebsveranstaltung. Ob Online-Weinproben, digitales Kochen oder gemeinsames Spielen im Internet: Für virtuelle Events gelten die gleichen Regelungen wie in der analogen Welt. Wichtig ist also bei den gewährten Zuwendungen auch hier die 110-EUR-Grenze etwa für Warenlieferungen wie Weinpakete oder Kochzutaten. Zudem muss für die gesamte Belegschaft die Möglichkeit zur Teilnahme bestehen und auch das gesellige Beisammensein sowie der tatsächliche Austausch untereinander müssen gewährleistet sein.
• Geschenke statt Firmenevents: Wer seinem Personal in diesem Jahr anstatt eine Feier zu veranstalten lieber Präsente als Dankeschön überreichen möchte, muss die geltenden Freigrenzen von 60 EUR für Geschenke aus besonderem persönlichen Anlass bzw. 44 EUR für Sachgeschenke beachten. Der Freibetrag für Veranstaltungen von 110 EUR kann hier nicht herangezogen werden. Bei Überschreiten der Grenzen von 60 EUR bzw. 44 EUR werden die Sachzuwendungen in voller Höhe lohnsteuer- und auch beitragspflichtig.