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Verlust der Rechnung: Vorsteuerabzug ist weiterhin möglich

Für den Vorsteuerabzug benötigen Sie eine formal ordnungsgemäße Rechnung des Lieferanten. Doch was passiert, wenn der Originalbeleg verloren geht? Mit dieser Frage hat sich das Finanzgericht München befasst. Einem Unternehmer waren Unterlagen abhanden gekommen, so dass er die Ursprungsrechnungen der Betriebsprüfung nicht mehr vorlegen konnte. Daraufhin wollte das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht mehr akzeptieren.

Die Richter stellten klar, unter welchen Voraussetzungen ein Vorsteuerabzug dennoch möglich sein kann: Hat die Rechnung nämlich im damaligen Voranmeldungszeitraum tatsächlich vorgelegen, bringt der spätere Verlust den bereits entstandenen Abzugsanspruch nicht rückwirkend zum Erlöschen. Entscheidend ist, dass der Rechnungsbesitzer nachweisen kann, dass die Unterlagen ursprünglich vorgelegen haben und dass ein anderer Unternehmer ihm eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis erstellt und ausgehändigt hat. Dabei sind zwei Grundsätze zu beachten:

1. Der fehlende Nachweis der Rechnung kann nicht durch eine Schätzung ersetzt werden, da sie entweder vorhanden war oder nicht. Soweit die Finanzverwaltung dennoch eine Schätzung vornimmt, lässt sich hieraus kein Anspruch auf Anerkennung weiterer Vorsteuerbeträge ableiten. Denn dann erfolgt keine Schätzung der abziehbaren Vorsteuerbeträge, sondern der als glaubhaft angesehenen Betriebsausgaben, bei denen der ursprüngliche Besitz von Originalrechnungen vermutet wird.
2. Kann eine Rechnung nicht mehr vorgelegt werden, trägt der Unternehmer die Beweislast dafür, dass er den Originalbeleg im Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs besessen hat. Der bloße Verweis auf eine ordnungsgemäße Buchführung oder Gewinnermittlung reicht hierzu nicht aus.

Hinweis: In der Praxis kann es in Verlustfällen hilfreich sein, sich vom Lieferanten eine Kopie der Rechnung zusenden zu lassen. Unter Geschäftspartnern dürfte dies kein Problem sein.