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Rückstellung: Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Rückstellungen müssen in der Handelsbilanz gebildet werden für

• ungewisse Verbindlichkeiten,
• drohende Verluste aus schwebenden Geschäften und
• im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im folgenden Jahr innerhalb von drei Monaten nachgeholt werden.

In der Steuerbilanz sind diese über den Grundsatz der Maßgeblichkeit zu bilden, soweit nicht steuerrechtliche Sondervorschriften den Ansatz verbieten. Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen erfordert sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz den Ausweis einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten.

Der Bundesfinanzhof hat nun entschieden, dass eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten in Höhe der voraussichtlich zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht erforderlichen Kosten zu bilden ist. Für die Berechnung der Rückstellung sind nur diejenigen Unterlagen zu berücksichtigen, die zum betreffenden Bilanzstichtag entstanden sind. Die voraussichtliche Aufbewahrungsdauer bemisst sich nach der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer.

Hinweis: Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen wird bei Betriebsprüfungen regelmäßig kontrolliert. Um unnötige Diskussionen mit dem Betriebsprüfer zu vermeiden, sollten wir die Berechnung vorsorglich gemeinsam überprüfen.