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E-Rechnungspflicht ab 2025: BMF beantwortet zahlreiche Praxisfragen

Seit dem 01.01.2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich (von Firma zu Firma) verpflichtend auszustellen, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Es gibt allerdings großzügige Übergangsregelungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR dürfen zudem weiterhin in Papierform übermittelt werden.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem FAQ-Katalog nun zahlreiche Praxisfragen zur neuen E-Rechnungspflicht beantwortet. Die wichtigsten Aussagen im Überblick:

• Rechnungsformat: Ab 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt,übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF-Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition.
• Kleinunternehmer: Für Kleinunternehmer gilt die E-Rechnungspflicht nicht, sie können ihre Rechnungen also weiterhin auf Papier ausstellen.
• Übermittlungsweg: Auf welchem Weg die neue E-Rechnung übermittelt werden muss, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Daher kommen z.B.der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbunds, die Übergabe auf einem USB-Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht.
• Rechnungsempfang: Unternehmen müssen ab 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht aber bereits ein bestehendes E-Mail-Postfach aus.
• Übergangsfrist: Im einem Übergangszeitraum bis zum 31.12.2026 können alle Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung auch noch eine sonstige Rechnung ausstellen (z.B. eine E-Mail mit PDF-Datei oder eine Papierrechnung). Eine E-Mail mit einer PDF-Datei kann aber - wie bisher - nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist noch bis 31.12.2027. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E-Rechnung also tatsächlich verpflichtend.