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Belege fürs Finanzamt: Was muss der Privatmann aufbewahren?

Während Selbständige alle Unterlagen, die Bestandteil einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind, erst nach Ablauf einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist vernichten dürfen, gibt es im Privatbereich keine vergleichbare Pflicht. Daher müssen Sie als Arbeitnehmer, Rentner, Anleger oder Vermieter Ihre Rechnungen in Bezug auf Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen nicht zwingend aufbewahren.

Hinweis: Möchten Sie Ihre Originaldokumente nicht aus der Hand geben, können Sie dem Finanzamt alternativ den Ausdruck einer pdf-Datei vorlegen. Dies akzeptieren die Beamten, es sei denn, die Authentizität oder Integrität des Belegs ist zweifelhaft.

Kommen die der Einkommensteuererklärung beigelegten Unterlagen wieder zurück, spielen sie in Hinsicht auf den Fiskus grundsätzlich keine Rolle mehr, da Sie als Privatperson bereits vorgelegte Rechnungen nicht aufbewahren müssen.

Das gilt sogar dann, wenn der Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergeht. (In diesem Fall wollen sich die Beamten den Steuerfall später noch einmal ansehen - etwa bei einer Betriebsprüfung.) Denn die von Steuerpflichtigen eingereichten Belege aus dem Privatbereich sollen bereits bei der Veranlagung so eingehend geprüft werden, dass später keine erneute Beleganforderung notwendig ist. Andernfalls soll der Betroffene entweder auf die Besonderheit hingewiesen oder sollen die Belege gleich zu den Finanzamtsakten genommen werden.

Zwei Ausnahmen sollten Sie bei der Aufbewahrung von Privatbelegen jedoch beachten:

1. Betragen Ihre privaten Überschusseinkünfte mehr als 500.000 EUR im Jahr, besteht seit 2010 eine neue Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren für schriftliche und digitale Unterlagen. Die Verpflichtung entfällt erst, wenn Sie anschließend in fünf aufeinanderfolgenden Jahren den Schwellenwert von 500.000 EUR nicht mehr erreichen.
2. Zwei Jahre lang müssen Sie Rechnungen über umsatzsteuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück aufbewahren. Dabei beginnt die Frist erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Hierunter fallen herkömmliche Bau-, Renovierungs- und Reparaturarbeiten, die Vermietung von Containern oder Baugeräten sowie Leistungen von Architekten, Maklern, Reinigungsfirmen und Gärtnern.