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Tipps bei Betriebsprüfung: Gute Vorbereitung zahlt sich für Unternehmen aus

Warum ausgerechnet ich? Diese Frage schießt einem Unternehmer wohl als Erstes durch den Kopf, wenn er von einer geplanten Betriebsprüfung des Finanzamts erfährt. Habe ich etwas falsch verbucht? Hat das Finanzamt einen bestimmten Verdacht? Waren meine Steuererklärungen unschlüssig? Ganz gleich, ob der Unternehmer etwas zu verbergen hat oder nicht - die Anordnung einer Betriebsprüfung sorgt für Fragen und erhöhten Blutdruck.

Nach Ergehen der Prüfungsanordnung sollte der Unternehmer sein Hauptaugenmerk darauf richten, die Prüfung gut vorzubereiten. Nur wer den Ablauf, die Spielregeln und die Tücken einer Prüfung kennt, kann unangenehme Überraschungen vermeiden. Die Steuerberaterkammer Stuttgart hat hierfür wichtige Eckpunkte zusammengefasst:

• Eine Betriebsprüfung kann sich auf eine oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume oder bestimmte Sachverhalte beziehen. Im Unterschied zu den Überraschungsbesuchen der Lohnsteuer-, Umsatzsteuer- oder Kassennachschau muss eine Betriebsprüfung vom Fiskus schriftlich angekündigt werden. Damit sind Umfang, Dauer und Zeitraum der Prüfung bekannt.
• Wie oft das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung vorbeischaut, hängt insbesondere von der Größe des Unternehmens ab. Das Spektrum reicht vom Kleinstbetrieb, der statistisch nur sehr selten geprüft wird, bis zu Großbetrieben, die laufend der Prüfung unterliegen. Auch Privatpersonen können geprüft werden, sofern sie in einem Jahr mindestens 500.000 EUR positive Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erwirtschaften.
• Die Betriebsprüfung beginnt mit der Prüfungsanordnung, in der das Finanzamt schriftlich mitteilt, wer, wann und was geprüft wird. In der Regel rufen Prüfer zuvor bereits an, um einen Termin abzustimmen.
• Vor Beginn der Prüfung sollte die Buchführung des Unternehmens möglichst gemeinsam mit einem Steuerberater besprochen werden, so dass im Zuge einer Schwachstellenanalyse kritische Punkte, wie etwa ungewöhnliche Entnahme- oder Einlagetatbestände aufgedeckt und entschärft werden können. Während der Prüfung können Steuerberater bei der Entwicklung der richtigen Strategie beraten und Lösungsoptionen für streitige Fälle aufzeigen.
• Die Prüfung findet meist während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit in den Geschäftsräumen des Unternehmens statt. Der geprüfte Unternehmer unterliegt dabei bestimmten Mitwirkungspflichten. Er muss Auskünfte erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorlegen, Erläuterungen geben, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlich sind und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse unterstützen.
• Die Finanzbehörden haben in der Regel direkten Zugriff auf die Datenverarbeitungssysteme des geprüften Betriebs. Diese Systeme müssen dem Finanzamt alle relevanten Unterlagen digital zur Verfügung stellen.
• Wurden alle Unterlagen und Daten geprüft, endet die Prüfung regelmäßig mit einer Schlussbesprechung und den Prüfungsfeststellungen, die in einem Prüfungsbericht niedergeschrieben werden.