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Dienstliche Auswärtstätigkeit: Neue Regeln für Verpflegungs- und Übernachtungskosten

Bei dienstlichen Auswärtstätigkeiten soll der Abzug von Werbungskosten neu geregelt werden, was die Höhe der steuerfreien Erstattung durch den Arbeitgeber beeinflusst. Dies sieht ein Gesetz zur Vereinfachung des Reisekostenrechts ab 2014 vor. Geändert werden sollen insbesondere vier Punkte:

Statt der bisherigen zeitlichen Staffelung der Verpflegungspauschale soll für eintägige Auswärtstätigkeiten mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden nur noch ein Pauschbetrag von 12 EUR gelten. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten gibt es für den An- und Abreisetag einen Pauschbetrag von jeweils 12 EUR - ohne Prüfung von Mindestabwesenheitszeiten. Und der Pauschbetrag für die Zwischentage beträgt weiterhin 24 EUR. Die Berücksichtigung der Pauschalen bleibt - wie bisher - auf die ersten drei Monate an einer Tätigkeitsstätte beschränkt. Nach einer neuen Unterbrechungsregelung führt eine Unterbrechung von vier Wochen bereits zum Neubeginn des Dreimonatszeitraums. Aus welchem Grund die Tätigkeit unterbrochen wird, ist künftig somit unerheblich.

Übliche Mahlzeiten (für bis zu 60 EUR), die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung stellt, sind mit dem jährlich festgelegten Sachbezugswert (Gesamt, Frühstück, Mittag- oder Abendessen) anzusetzen. Der Sachbezugswert der Mahlzeit wird nicht besteuert, wenn der Arbeitnehmer dafür eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte.

Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter ist auf einer dreitägigen Dienstreise. Sein Arbeitgeber hat für ihn zwei Übernachtungen mit Frühstuck sowie Abendessen im Hotel gebucht und bezahlt. Der Mitarbeiter erhält keine weiteren Reisekostenerstattungen.

Der Arbeitgeber versteuert keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten und der Arbeitnehmer macht folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend:

Im Bereich der doppelten Haushaltsführung wird auf die Ermittlung der ortsüblichen Vergleichsmiete verzichtet und auf die tatsächlichen Unterkunftskosten abgestellt. Abziehbar sind die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstehenden Aufwendungen (z.B. Miete inklusive Betriebskosten) bis zu 1.000 EUR im Monat.

Bei sonstigen Auswärtstätigkeiten werden die Aufwendungen für die Übernachtung so behandelt wie bei der doppelten Haushaltsführung. Im Zeitraum der ersten 48 Monate sind sie noch unbeschränkt als Werbungskosten abzugsfähig, danach werden sie aber nur noch bis zu 1.000 EUR anerkannt.