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Betriebs- oder Firmenwagen: Was Sie bei einem elektronischen Fahrtenbuch beachten müssen

Weisen Sie als Selbständiger, Arbeitnehmer oder Personengesellschafter dem Finanzamt gegenüber die Privatnutzung Ihres Betriebs- oder Firmenwagens statt mit der 1-%-Listenpreismethode mit einem Fahrtenbuch nach? Dann wissen Sie sicher, dass Sie dazu auch ein elektronisches Fahrtenbuch bzw. ein Fahrtenbuchprogramm am PC nutzen können. Da diese Hilfsmittel von der Finanzverwaltung aber weder zertifiziert noch extra zugelassen sind, ist die Anerkennung ihrer Ordnungsmäßigkeit an hohe Voraussetzungen geknüpft:

• Hard- und Software müssen vom Anwender ordnungsgemäß bedient werden.
• Das Fahrtenbuch muss alle von Rechtsprechung und Finanzverwaltung geforderten Angaben enthalten.
• Auch die für manuelle Fahrtenbücher geltenden Vorgaben sind zu einzuhalten - selbst dann, wenn die EDV alle technischen Voraussetzungen erfüllt.

Faustegel: Ein elektronisches Fahrtenbuch wird dann anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen wie aus manuell geführten Unterlagen. So muss es etwa die betriebliche Verwendung des Wagens schlüssig - mit Datum, Fahrtziel, aufgesuchtem Kunden oder Geschäftspartner bzw. konkretem betrieblichen Zweck - belegen.

Wollen sie feststellen, ob ein elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist, prüfen Finanzbeamte immer nur den jeweiligen Einzelfall. Als Nutzer sollten Sie daher stets pingelig dafür sorgen, dass Ihre Daten hinreichend vollständig, richtig und überprüfbar sind. Dazu sollten Sie Ihre Eingaben immer zeitnah machen, damit der Fiskus nachträgliche Änderungen ausschließen kann. (Erlaubt sind diese zwar, müssen aber als solche kenntlich gemacht werden.) Auch beim Ausdruck der EDV-Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen, zumindest aber in der Datei selbst dokumentiert werden.

Hinweis: Als Selbständiger haben Sie ja auch (außer)steuerliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten - und auf die elektronischen Fahrtenbücher hat die Finanzverwaltung ein Zugriffsrecht genau wie auf die EDV-Buchführung. Sie müssen also auch die maschinelle Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten gewährleisten.