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Nachweisführung: Reisekostenerstattungen an Arbeitnehmer nie ohne Beleg

Haben Sie als Unternehmer Regelungen über die Art und Weise von Reisekostenerstattungen für Ihre Arbeitnehmer getroffen? Wie ein kürzlich vom Finanzgericht Saarland (FG) entschiedener Fall zeigt, sollten Sie die Handhabung ordentlich dokumentieren und Nachweise sorgfältig führen.

Die betroffene Unternehmerin aus der EDV-Branche hatte jahrelang für ihre häufig im Außendienst tätigen angestellten Techniker Reisekosten erstattet, wenn diese mit ihren privaten Pkws Dienstfahrten erledigten. Da das die Regel war, erstattete sie Jahr für Jahr eine ziemlich hohe Summe. Einen schriftlichen Nachweis darüber, wofür die Arbeitnehmer ganz konkret eine Reisekostenerstattung erhielten, führte sie nicht.

Das Finanzamt hatte deshalb nach einer Außenprüfung zwei steuerliche Konsequenzen gezogen, die nun vom FG auch bestätigt wurden: Wegen fehlender Nachweise wurde einerseits die eigentlich als steuerfrei geltenden Reisekostenerstattungen nachträglich als steuerpflichtige Lohnbestandteile bewertet und die Unternehmerin musste nachträglich Lohnsteuer abführen. Andererseits wurden die Zahlungen grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben anerkannt.

Die Unternehmerin erreichte zwar im Laufe ihrer eigenen Einkommensteuerveranlagung, dass die Betriebsausgaben nachträglich zum Abzug zugelassen wurden, weil sie doch noch nachweisen konnte, dass die Ausgaben für Reisekosten tatsächlich entstanden waren. Das half ihr jedoch nur für ihre eigene Gewinnermittlung und ihre eigene Einkommensteuerlast. Die nachträgliche Lohnversteuerung für ihre Arbeitnehmer konnte sie damit nicht abwenden.

Grundsätzlich gilt, dass für eine Steuerfreiheit von Reisekostenerstattungen Unterlagen aufbewahrt werden müssen, die es dem Finanzamt ermöglich, innerhalb kurzer Zeit die Sachlage zu prüfen. Ist das nicht der Fall, kann die Steuerfreiheit versagt werden.