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Elektronische Buchhaltung: Aufforderung zur Datenträgerüberlassung ist rechtmäßig

Mit dem Steuersenkungsgesetz wurde 2002 eine neue Vorschrift in die Abgabenordnung eingefügt, welche der Finanzverwaltung bei Außenprüfungen das Recht eröffnet, in elektronisch geführte Daten und Aufzeichnungen Einsicht zu nehmen und diese maschinell auszuwerten. Dadurch können Finanzämter jetzt große Datenmengen mit überschaubarem Aufwand und innerhalb kurzer Zeit effektiv überprüfen.

Dabei kann der Betriebsprüfer

• Einsicht in Ihre gespeicherten Daten nehmen und Ihr Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen nutzen (unmittelbarer Datenzugriff);
• sich Ihrer Hilfestellung oder der einer von Ihnen beauftragten Person bedienen, indem er verlangt, die Daten nach Vorgaben der Finanzverwaltung maschinell auszuwerten (mittelbarer Datenzugriff);
• die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger verlangen. Die so zur Verfügung gestellten Daten kann er auf eigenen Rechnern mit finanzamtseigenen Analyse- und Prüfprogrammen auswerten lassen.

Sie müssen diese Daten jederzeit verfügbar und auf Anforderung unverzüglich lesbar machen. Ob und wie die Finanzbehörde Sie auf der Grundlage Ihrer Mitwirkungspflichten in Anspruch nimmt, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen.

Hinweise:

• Sie haben Ihre Daten so zu organisieren, dass bei einer zulässigen Einsichtnahme in die steuerlich relevanten Bestände keine geschützten Bereiche tangiert werden können.
• Der Datenzugriff ist nicht deshalb ermessenswidrig, weil keine Trennung zwischen steuerlich relevanten und irrelevanten sowie geschützten und ungeschützten Daten möglich ist.
• Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme ist ein effizientes internes Kontrollsystem vorgeschrieben, nach dem sensible Informationen des Unternehmens gegen unberechtigte Kenntnisnahme zu schützen und unberechtigte Veränderungen durch wirksame Zugriffs- bzw. Zugangskontrollen zu unterbinden sind.
• Entsprechend diesen Vorgaben verfügen heute nahezu alle im Einsatz befindlichen DV-gestützten Buchführungssysteme über Möglichkeiten, den Zugriff auf die prüfungsrelevanten Bereiche zu beschränken.
• Zu den prüfungsrelevanten Daten zählen z.B. Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, die Fakturierung zum Abgleich mit der Finanzbuchhaltung sowie Berechnungen von Rückstellungen und Wertberichtigungen. Das Recht der Einsichtnahme und elektronischen Verarbeitung besteht nicht hinsichtlich solcher Aufzeichnungen, die gesetzlich nicht vorgeschrieben sind.