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Fahrtenbuch: Handschriftliche Einträge können ergänzt werden

Führen Unternehmer und Freiberufler für ihr betriebliches Kfz oder Arbeitnehmer für ihren Firmenwagen ein handschriftliches Fahrtenbuch, muss dies zur Anerkennung beim Finanzamt ordnungsgemäß sein. Werden nun täglich etwa aus Zeit- und Praktikabilitätsgründen jeweils nur Stichpunkte zu den einzelnen Fahrten angegeben und die ausführlichen Angaben zu diesen Strecken in einer später per Computer erstellten Liste detailliert ausgewiesen, ist dies nach dem Urteil des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg zulässig. Daher darf die Finanzverwaltung das Fahrtenbuch nicht verwerfen und den privaten Nutzungsvorteil nach der pauschalen Listenpreismethode errechnen. Dieser im Grenzbereich zwischen handschriftlich und computergestützt geführtem Fahrtenbuch liegende Fall erfüllt noch die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Grundsätzlich verlangen Finanzverwaltung und der Bundesfinanzhof, dass ein Fahrtenbuch

• zeitnah und in geschlossener Form geführt,
• jede einzelne Fahrt durch Angabe der gefahrenen Kilometer und des bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands dokumentiert und
• bei den beruflich veranlassten Fahrten der jeweils besuchte Kunde oder Geschäftspartner aufgeführt werden muss.

Dabei werden PC-Fahrtenbücher grundsätzlich genauso wie handschriftlich geführte Unterlagen als ordnungsmäßig anerkannt, wenn entweder eine nachträgliche Veränderung der Aufzeichnungen am Computer ausgeschlossen ist oder die Berichtungen nachvollzogen werden können.

Vor diesem Hintergrund ist die Kombination von schriftlichem und elektronischem Fahrtenbuch zulässig, wenn die Möglichkeit der nachträglichen Manipulation der Aufzeichnungen hinsichtlich der gefahrenen Kilometer ausgeschlossen ist und keine maßgebliche Einschränkung bei der Überprüfbarkeit der Angaben besteht, weil dies beispielsweise wegen des handschriftlich lückenlos geführten Fahrtenbuchs bereits ausgeschlossen werden kann.

Hinweis: Die Finanzverwaltung hat gegen das Urteil wegen grundsätzlicher Bedeutung Revision beim BFH eingelegt, so dass dieser Fall letztlich noch nicht endgültig entschieden ist.