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Auslandsreisekosten: Wann sich der Übernachtungsaufwand nicht pauschal absetzen lässt

Die Kosten für seine Unterbringung auf einer Auslandsdienstreise kann sich ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen, indem er sich statt der tatsächlich angefallenen Kosten die länderspezifischen Übernachtungspauschbeträge zurückzahlen lässt. Für den Werbungskostenabenabzug gibt es solche Pauschalen seit 2008 nicht mehr, so dass der Arbeitnehmer seine Aufwendungen als Nebenkosten nachweisen oder glaubhaft machen muss. Entsprechendes gilt für den Abzug als Betriebsausgaben bei Unternehmern.

Im Fall zweier Unternehmer, die gemeinsam einen Montageservice betrieben und für das Jahr 2007 Betriebsausgaben für ihre ausgedehnten Auslandsdienstreisen abziehen wollten, hat das Finanzgericht Sachsen-Anhalt nun Folgendes entschieden: Ergeben sich aus der besonderen Art der Reise Anhaltspunkte dafür, dass die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten die jeweilige Pauschale (die oft mehr als 100 EUR beträgt) wesentlich unterschreiten, dürfen Finanzbeamte weitere Nachforschungen über deren Höhe anstellen. Gegebenenfalls dürfen sie den Ansatz des Auslandspauschbetrags dann ablehnen. Denn geht jemand seinen Geschäften über mehrere Tage, Wochen und sogar Monate immer wieder an den gleichen Orten nach, kann er günstigere Konditionen aushandeln. Und auf diesen Dienstreisetypus sind die Pauschbeträge nun einmal nicht ausgelegt.

Beispiel: Monteure haben nicht selten die Möglichkeit, nahe der Baustelle, auf der sie arbeiten, in Bauwagen zu übernachten. Auf eine solche alternative Schlafmöglichkeit - wie sie auch Fernfahrer haben, die in der Lkw-Kabine übernachten - sind die Pauschalen nicht zugeschnitten. Das gilt insbesondere auch für Betriebe, die sich noch in der Gründungsphase befinden und deshalb auf kostengünstige Angebote angewiesen sind.

Der Nachweis kann auch durch Schätzung geführt werden: Dazu sollten jedenfalls für zwei bis drei Monate Belege über die Aufwendungen gesammelt werden, um das Entstehen von Werbungskosten glaubhaft zu machen und eine Grundlage für die Schätzung zu bieten. Verbleiben nach Ausschöpfung dieser Beweismöglichkeit immer noch Zweifel, gehen diese zu Lasten der Steuerpflichtigen.

Hinweis: Setzen Sie Ihre Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe gegen Beleg ab, wird die Hotelrechnung in Nicht-Euro-Ländern meist in Fremdwährung lauten. Diesen Betrag müssen Sie dann in Euro umrechnen. Welcher Kurs dabei maßgebend ist, hat die Finanzverwaltung bisher nicht geregelt. Daher empfiehlt es sich, Bankbelege über den Devisenumtausch oder Kontoauszüge über die Belastungen aufzubewahren und ebenfalls vorzulegen.