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Buchführungsunterlagen: Darf ein Betriebsprüfer auf freiwillig erstellte Daten zugreifen?

Erstellt ein Freiberufler oder ein Kleinunternehmer freiwillig eine Datei mit Einzelaufzeichnungen seiner Barverkäufe, so ist er in aller Regel nicht verpflichtet, diese dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung vorzulegen. Das hat jetzt das Finanzgericht Hessen (FG) entschieden.

Im Urteilsfall hatte eine Apothekerin ihre baren Tageseinnahmen per PC-Kasse erfasst und fortlaufende Tagesendsummenbons erstellt. Der Aufforderung des Betriebsprüfers, neben diesen auch die Datei mit den Einzelaufzeichnungen ihrer Barverkäufe vorzulegen, die sie freiwillig  erstellt hatte, kam sie nicht nach. Wie das FG nun bekräftigt hat, hat sie damit richtig gehandelt, denn für die Aufforderung des Betriebspüfers bestand keine Rechtsgrundlage.

Denn eine Apothekerin liefert nicht an andere gewerbliche Unternehmen, sondern an Endverbraucher. Für sie besteht weder aufgrund der Größe und der Einzelumsatzhäufigkeit noch nach dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder berufsrechtlichen Bestimmungen eine Verpflichtung, einzelne Barverkäufe manuell oder auf einem Datenträger aufzuzeichnen. Als Freiberuflerin kann sie sich auf die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs stützen, wonach es aus Gründen der Praktikabilität für eine ordnungsgemäße Buchführung auch im Computerzeitalter nicht erforderlich ist, Einzelaufzeichnungen zu führen, wenn man gegen Barzahlung Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl von Kunden im Ladengeschäft verkauft. Stattdessen darf sich die Apothekerin darauf beschränken, die festgestellten Tagesendsummen täglich fortlaufend in ein Kassenbuch zu übertragen.

Speichert jemand die einzelnen Barverkäufe dennoch freiwillig in einer gesonderten Datei, führt das nicht zu einer Vorlagepflicht bei der Betriebsprüfung, weil die Datei grundsätzlich kein Bestandteil der aufzubewahrenden Grundaufzeichnungen ist. Dass sie bei einer Verprobung für das Finanzamt hilfreich und interessant wäre, ist dabei unerheblich.