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Umwandlung in GmbH: Wenn die GmbH zu früh nach außen hin in Erscheinung tritt

Die Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main (OFD) hat sich mit der Frage auseinandergesetzt, was bei der Umwandlung eines Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft (z.B. OHG oder KG) in eine GmbH umsatzsteuerlich passiert.

Der Hauptvorteil einer GmbH ist, dass die Haftung der Gesellschafter für die Schulden der Gesellschaft beschränkt ist. Dies ist bei einem Einzelunternehmen gar nicht möglich bzw. bei einer Personengesellschaft zum Beispiel durch die Rechtsform einer GmbH & Co. KG zu erreichen. Daher kann eine Umwandlung in eine GmbH sinnvoll sein. Allerdings treten dabei auch umsatzsteuerliche Probleme auf, insbesondere dann, wenn das Unternehmen nahtlos weiterbetrieben wird. 

Beispiel: Ein Einzelunternehmen soll in eine GmbH umgewandelt werden. Der Einzelunternehmer wickelt aber weiterhin Kundenaufträge ab. Das gesamte Geschäft soll nahtlos von der GmbH übernommen werden. 

Das Problem ist hier, dass die GmbH bis zur Eintragung ins Handelsregister rechtlich noch nicht existiert. Vor der Eintragung gelten die Umsätze daher noch als durch den Einzelunternehmer ausgeführt.

Die OFD weist darauf hin, dass dies dann nicht zutrifft, wenn die noch nicht eingetragene GmbH schon nach außen hin in Erscheinung tritt. Das kann zum Beispiel sein, wenn bereits Kundenaufträge mit dem Briefkopf der GmbH abgewickelt oder Rechnungen durch die noch nicht eingetragene GmbH geschrieben werden. Dann sind die Umsätze schon ab dem Zeitpunkt der GmbH zuzurechnen, ab dem das Unternehmen faktisch nach außen hin als GmbH in Erscheinung getreten ist.

Hinweis: Um solchen Problemen aus dem Weg zu gehen, sollten Aufträge und Lieferungen erst ab der Eintragung ins Handelsregister unter dem Namen der GmbH abgewickelt werden. Ferner ist dringend darauf zu achten, dass Eingangsrechnungen erst dann an die GmbH adressiert werden, wenn diese eingetragen ist und das Geschäft übernommen hat.