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Informationen für Unternehmer
Rückstellung für Aufbewahrungskosten: Jahresaufwand mit 5,5 vervielfachen
Nach dem Handels- und Steuerrecht müssen Sie als Unternehmer Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem Sie die letzten Eintragungen gemacht, Abschlüsse festgestellt, Handelsbriefe empfangen oder abgesandt haben. In Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen Sie im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten bilden. Dies gilt für alle Unterlagen, solange sie zeitlich aufbewahrungspflichtig sind, und betrifft etwa
- Jahresabschlüsse mit den dazugehörigen Unterlagen, Buchungsbelege sowie Ein- und Ausgangsrechnungen über zehn Jahre;
- Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, über sechs Jahre.
Bewahren Sie Unterlagen freiwillig länger auf, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung; eine Rückstellung kommt daher nicht in Betracht. Sofern Sie eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, sind zwar ebenfalls eine Reihe von Geschäftsunterlagen für lange Zeit aufzubewahren. Mangels Rückstellung wird dies hierbei aber nicht sofort, sondern erst bei Zahlung der Kosten in den Folgejahren berücksichtigt.
Allgemein müssen Sie die Höhe der Rückstellung mit dem Betrag ausweisen, der bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung bei den Verhältnissen am Bilanzstichtag wahrscheinlich zur Erfüllung notwendig sein wird. Obwohl Sie die meisten Belege zehn Jahre lang archivieren müssen, können Sie den Jahresaufwand für den Rückstellungsbetrag der Archivierungskosten nur mit 5,5 Jahren als arithmetisches Mittel der Aufbewahrungszeit vervielfachen. Durch diesen Faktor wird berücksichtigt, dass nach Ablauf des Bilanzstichtags jeweils ein Jahrgang aussortiert wird. Da sich der Bedarf also jährlich um 1/10 vermindert, ist in den künftigen Jahren nicht der gesamte Archivierungsraum erforderlich. Zwar entsteht nach Ablauf des Bilanzstichtags im Folgejahr ein weiterer zu archivierender Jahrgang an Geschäftsunterlagen - aber eben erst nach dem Stichtag und ist daher vorerst nicht zu berücksichtigen.
Checkliste der Aufwendungen für die Rückstellung
| Raumkosten: laufender Aufwand wie Gebäude-AfA, Miete, Heizung, Strom, Grundsteuer, Instandhaltung und Gebäudeversicherung für die Räumlichkeiten des Archivs | |
| + | Sonderkosten: einmaliger Aufwand für die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen - etwa Mikroverfilmung, Digitalisierung und Datensicherung (Sach- und Personalkosten) |
| + | Einrichtungsgegenstände: künftige Betriebsausgaben und die AfA bis zur Vollabschreibung für die im Archiv verwendeten Regale und Schränke |
| + | Personalkosten, die anteilig für den Aufbewahrungsraum anfallen (Hausmeister, Reinigung) |
| + | Interne und externe Kosten für Archivierung, Sicherung und Lesbarmachung der Datenbestände |
| = | Summe der Aufbewahrungskosten des laufenden Jahres |
| Information für: | Unternehmer |
| zum Thema: | Einkommensteuer |
