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Mahlzeitengestellung bei Auswärtstätigkeit: Wahlrecht zwischen amtlichem Sachbezugs- und tatsächlichem Wert

Führen Ihre Arbeitnehmer Auswärtstätigkeiten aus, bei denen Sie die Verpflegung unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung stellen? Der Vorteil aus einer solchen Mahlzeitengestellung ist als Arbeitslohn anzusetzen. Für dessen lohnsteuerliche Behandlung besteht ein Wahlrecht. 

Nach der Auffassung des Bundesfinanzhofs (BFH) müssen Mahlzeiten, die zur Beköstigung von Arbeitnehmern anlässlich einer Auswärtstätigkeit abgegeben werden, mit den tatsächlichen Werten angesetzt werden. Wenn die Sachzuwendungen des betreffenden Monats einschließlich der Mahlzeitengestellung die Freigrenze von 44 EUR nicht übersteigen, unterliegen sie damit nicht der Lohnbesteuerung.

Alternativ besteht - entsprechend der bisherigen Handhabung - die Möglichkeit, eine Mahlzeit, deren Wert 40 EUR nicht übersteigt, mit dem maßgeblichen amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung anzusetzen.

Beispiel: Bei einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung stellt der Arbeitgeber den Arbeitnehmern ein Mittagessen zur Verfügung. Der Wert der gestellten Mahlzeit beträgt 14 EUR, die Abwesenheitsdauer der Arbeitnehmer zehn Stunden. Der Arbeitgeber stellt die Mahlzeit und leistet keinen Zuschuss.

• Bisherige Lösung: Da der Wert der gestellten Mahlzeit die Üblichkeitsgrenze von 40 EUR unterschreitet, wird der geldwerte Vorteil mit dem Sachbezugswert von 2,73 EUR (2009) angesetzt und (als lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn) versteuert. Der Arbeitnehmer kann den Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen von 6 EUR als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit geltend machen.
• Lösung nach BFH: Der geldwerte Vorteil wird mit 14 EUR angesetzt. Hiervon sind - entsprechend der Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen - 6 EUR steuerfrei. Der Betrag von 8 EUR, der den steuerfreien Teil übersteigt, muss in die Prüfung der 44 EUR-Freigrenze einbezogen werden. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall keine Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend machen, weil er einen steuerfreien Sachbezug in Höhe des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen erhalten hat.

Hinweis: Bei der Ausübung des Wahlrechts gibt es viele Faktoren zu beachten. Wir beraten Sie gerne, welche Alternative für Sie als Arbeitgeber, aber auch für Ihre Arbeitnehmer günstiger ist.