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Fahrtenbuch: Bei widersprüchlichen Einträgen war die ganze Mühe umsonst

Selbständige und Arbeitnehmer mit Firmenwagen können die Privatnutzung desselben entweder pauschal mit 1 % des inländischen Listenpreises ansetzen oder die tatsächlichen Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten nachweisen. Das zum Nachweis nötige Fahrtenbuch müssen sie ordnungsgemäß führen, damit es vom Finanzamt anerkannt wird. Zwar kann es - wie eine Buchführung - trotz einiger formeller Mängel insgesamt noch als ordnungsgemäß eingestuft werden. Sind jedoch mehrere Angaben unplausibel und ergeben sich Widersprüche zwischen Eintragungen und Belegen, ziehen Finanzbeamte und insbesondere Betriebs- und Lohnsteueraußenprüfer dessen Beweiskraft in Zweifel und legen es der Besteuerung nicht zugrunde.

Ein GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer mit einem Porsche 996 Targa als Firmenwagen konnte einerseits für mehrere Wochen keine Tankbelege vorlegen, obwohl er den Wagen laut Fahrtenbuch genutzt hatte, reichte andererseits aber Tankbelege von Orten ein, für die kein Eintrag im Buch erkenntlich war. Der Lohnsteueraußenprüfer stellte die Belege den Streckenvermerken gegenüber und ermittelte in einem Jahr einen Benzinverbrauch von 7,46 l/100 km und im Folgejahr 13,92 l/100 km. Der Geschäftsführer konnte auch nicht erklären, wieso er auf dem Betriebskostenkonto über mehrere Wochen keine Treibstoffkosten gebucht und 2.000 km ohne Tanknachweis zurückgelegt hatte. Da also in einer gewissen Regelmäßigkeit und Ähnlichkeit Fehler auftraten und sich zudem offenkundige Widersprüche zu den Tankbelegen ergaben, verwarf der Prüfer das  Fahrtenbuch insgesamt als nicht ordnungsgemäß.

Hinweis: Bei solch gravierenden Mängeln, Lücken und Unstimmigkeiten ist die gesamte Arbeit der Fahrtenbuchführung umsonst. Daher sollten Sie unbedingt darauf achten, dass

• das Buch zeitnah und in geschlossener Form geführt wird und
• die Fahrten vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden,
• jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Fahrtende erreichten Gesamtkilometerstand notiert wird,
• jeder Eintrag eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit bietet und überprüfbar ist sowie
• sich jede Angabe aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lässt. (Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn dies den geschlossenen Charakter der Aufzeichnungen nicht beeinträchtigt.)