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Bewirtungskosten: Angaben zum Anlass der Bewirtung sind Pflicht

Sind in Ihrem Unternehmen Bewirtungskosten angefallen, ist der Betriebsausgabenabzug mit 70 % der Aufwendungen zulässig, wenn Sie die formalen Aufzeichnungspflichten erfüllen. Die restlichen 30 % werden wegen des untrennbaren Bezugs zur privaten Lebensführung nicht zum Abzug zugelassen und erhöhen damit den steuerpflichtigen Gewinn.

Für den Betriebsausgabenabzug müssen die Kosten nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen sein. Außerdem müssen die Höhe der Kosten und die betriebliche Veranlassung nachgewiesen werden. Schließlich sind besondere formale Bedingungen hinsichtlich des Rechnungsinhalts und der Buchführung einzuhalten.

Dabei setzt der teilweise Betriebsausgabenabzug den Nachweis der konkreten betrieblichen Veranlassung Ihrer geschäftlichen Bewirtung voraus. Hierzu genügt es nicht, nur die Namen und die Funktion der bewirteten Personen aufzuführen. Zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung sind schriftlich anzugeben:

• Ort, Tag, Teilnehmer und die von ihnen vertretene Firma sowie Anlass der Bewirtung wie etwa der Gegenstand der Besprechung;
• beim Gaststättenverzehr eine maschinell erstellte Rechnung mit Name und Anschrift des Lokals sowie der Tag der Bewirtung. Sofern Trinkgelder gezahlt oder der Rechnungsbetrag aufgerundet werden, reicht eine handschriftliche Quittung hierüber von Bedienung oder Gastwirt auf der Rechnung;
• Namen der bewirtenden Personen; diese Angabe darf entfallen, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung maximal 150 EUR beträgt oder diese Angabe aufgrund größerer Personenzahlen nicht zumutbar ist;
• die Angaben sind auf der Rechnung oder getrennten Belegen erlaubt, sofern beide zusammengefügt werden;
• Auflistung und Höhe der in Anspruch genommenen Leistungen, jeweils gesondert nach Art, Umfang, Entgelt und Tag. Die für den Vorsteuerabzug ausreichende Angabe "Speisen und Getränke" genügt für den Betriebsausgabenabzug nicht.

Wie das Finanzgericht Berlin-Brandenburg bestätigt hat, muss sich aus diesen Angaben der Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen. Dabei halten allgemeine Angaben wie Arbeits-, Info-, Hintergrundgespräch, Geschäftsessen oder Kontaktpflege einer Nachprüfung durch Finanzbeamte nicht stand. Bei Mängeln lässt das Finanzamt die Kosten insgesamt nicht zum Betriebsausgabenabzug zu und der entsprechende Vorsteuerabzug entfällt ebenfalls.

Auch der teilweise Abzug ist mangels hinreichenden Nachweises der betrieblichen Veranlassung der einzelnen Bewirtungen ausgeschlossen. Mit der Angabe ist zwar dargelegt, dass es sich bei den bewirteten Personen um solche handelt, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen. Die konkrete betriebliche Veranlassung einer jeden Bewirtung kann damit aber nicht nachgewiesen werden - und genau das fordert das Einkommensteuergesetz eindeutig.