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Digitales Zeitalter: Wohin mit dem Kontierungsvermerk auf elektronischen Rechnungen?

Haben Sie schon mal eine elektronische Rechnung erhalten? Vermutlich ja, denn in der Praxis ist diese Art der Rechnungslegung mehr und mehr auf dem Vormarsch. Bei der elektronischen Rechnung existieren allerdings keine Originalbelege in Papierform mehr, so dass auch keine Kontierung auf dem Beleg mehr möglich ist.

Der Knackpunkt dieser digitalen Revolution: Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind zur Erfüllung der Belegfunktion aber Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Zudem muss die Reihenfolge der Buchungen dokumentiert werden. Inwieweit Sie als Unternehmer diese formalen Vorgaben explizit auch bei elektronischen Rechnungen einzuhalten haben, geht aus den GoBS leider nicht hervor.

Zur Speicherung von original digitalen Dokumenten regeln die GoBS aber, dass die Dokumente während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium nicht bearbeitet werden dürfen. Finden Bearbeitungsvorgänge statt, müssen diese protokolliert und zusammen mit dem Dokument gespeichert werden.

Nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) muss der Originalzustand eines übermittelten Dokuments jederzeit überprüfbar sein. Das bedeutet, dass elektronische Abrechnungen auf einem Datenträger zu speichern sind, der keine Änderungen mehr zulässt. Die Folge: Eine Kontierung auf der Rechnung ist nicht möglich, da der Originalzustand erhalten bleiben muss. Gleichwohl darf gemäß den GoBS der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen.

Die Anforderungen an eine korrekte Rechnung können Sie beispielsweise dadurch erfüllen, dass Sie an die Rechnung einen Datensatz anhängen, der die für die Buchung notwendigen Informationen enhält. Der Datensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann. Das Bundesfinanzministerium hat dieses Vorgehen als ordnungsgemäß anerkannt, sofern auch die übrigen Anforderungen der GoBS und der GDPdU beachtet werden.