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Mindestlohn: Diese Aufzeichnungs- und Meldepflichten müssen Sie beachten

8,50 EUR brutto für jede tatsächlich geleistete Arbeitsstunde - das ist der neue gesetzliche Mindestlohn. Neben der Überprüfung der Stunden Ihrer eigenen Arbeitnehmer und gegebenenfalls Ihrer Subunternehmer, von verschiedenen Lohnbestandteilen und branchenspezifischen Regelungen dürfen Sie nicht vergessen, auch die Melde- und Aufzeichnungspflichten seit dem 01.01.2015 einzuhalten.

Zwei neue Vorgaben für die Aufzeichnungen sind besonders wichtig: Innerhalb von sieben Tagen müssen Sie als Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von geringfügig Beschäftigten dokumentieren. Diese Unterlagen müssen Sie mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Die Aufzeichnungspflicht entfällt erst ab einem monatlichen Bruttogehalt von verstetigt mehr als 2.958 EUR. Das gilt zumindest dann, wenn Sie Ihre Aufzeichnungspflichten hinsichtlich der geleisteten Mehrarbeit (über acht Stunden täglich sowie an Sonn- und Feiertagsarbeit) erfüllen.

Bei den vorgesehenen Meldungen ist es schon etwas komplizierter: In verschiedenen Branchen, in denen verstärkt Schwarzarbeit vorkommt (z.B. Baubranche, Gastronomie- und  Transportgewerbe), muss zeitgleich mit dem Beginn der Tätigkeit eines Arbeitnehmers eine Meldung an die Zollbehörden geschickt werden (Sofortmeldung). Ferner muss eine Versicherung beigefügt werden, dass der Arbeitnehmer den Mindestlohn erhält.

Für Unternehmer mit Sitz im Ausland und solche, die Arbeitskräfte eines ausländischen Verleihers beschäftigen, gelten weitere Besonderheiten: Beispielsweise müssen sie bei der Sofortmeldung auch den (deutschen) Ort angeben, an dem sich die Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und andere aufbewahrungs- und vorzeigepflichtige Unterlagen befinden. Setzen sie Angestellte zwischen 22:00 Uhr und 06:00 Uhr, im Schichtdienst oder ausschließlich mobil (ohne feste Tätigkeitsstätte) ein, müssen sie vorab eine Einsatzplanung für bis zu drei Monate einreichen. (Als mobil gelten unter anderem auch Arbeitnehmer in der ambulanten Pflege, im Gütertransport undin der Personenbeförderung.) Bei einer mehr als achtstündigen Abweichung von der geplanten Arbeitszeit muss eine neue Meldung erfolgen. Bei ausschließlich mobil eingesetzten Arbeitnehmern eines ausländischen Arbeitgebers kann die Einsatzplanung unter Umständen auch über einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten geführt werden.

Für alle ausschließlich mobil eingesetzten Arbeitnehmer gibt es eine vereinfachte Aufzeichnungspflicht: Haben die Arbeitnehmer keine festen Vorgaben für die tägliche Arbeitszeit, sondern können sich diese eigenverantwortlich einteilen, wird schon die Aufzeichnung der täglichen Arbeitsdauer - anstelle von exaktem Beginn und Ende der Arbeitszeit - als ausreichend anerkannt.

Hinweis: Der Mindestlohn wird uns dieses Jahr voraussichtlich noch häufiger beschäftigen. Wir informieren Sie bei Bedarf gern über die Änderungen, die insbesondere für Ihre Branche gelten. Bei Fragen zu diesem komplexen Thema vereinbaren Sie bitte einen Termin.

Außerdem können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch an die Mindestlohn-Hotline des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales wenden, die von Montag bis Donnerstag zwischen 08:00 Uhr und 20:00 Uhr unter der Telefonnummer 030 / 60 28 00 28 erreichbar ist.