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IT-gestützte Buchführung: BMF passt Verwaltungsanforderungen an technischen Fortschritt an

19 Jahre sind eine lange Zeit, insbesondere bei Betrachtung des technischen Fortschritts im privaten und betrieblichen Bereich. Genauso lang hat es aber bedurft, damit das Bundesfinanzministerium (BMF) seine Verwaltungsaussagen zu den Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung überarbeitet.

Mit seinem neuen Schreiben hat das BMF seine bereits 1995 aufgestellten "Grundsätze ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme", kurz GoBS, abgelöst und an den technischen Fortschritt angepasst. Das neue Regelwerk hört - passend zur langen Wartezeit - auf den Namen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz GoBD. Auch die seit 2001 geltenden "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen", kurz GDPdU, werden damit abgelöst.

In der neuen 37 Seiten starken Weisung äußert sich das BMF unter anderem zu steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, den Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen, der Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher, zur Belegsicherung, zur Aufbereitung von Buchungsbelegen, zur elektronischen Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, zu den Anforderungen an ein internes Kontrollsystem, zur Datensicherung, zur Unveränderbarkeit von Informationen in einem Datenverarbeitungssystem bzw. der Protokollierung von Änderungen, zum Umfang der Aufbewahrungspflichten sowie zum Datenzugriff durch die Finanzbehörden bei steuerlichen Außenprüfungen und zu den dabei zu beachtenden Mitwirkungspflichten des Geprüften.

Hinweis: Die neuen GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Die bisherigen GoBS und GDPdU sind ab dann nicht mehr anzuwenden. Weiterhin gültig bleibt nur die Weisung des BMF zur Verwendung von Mikrofilmaufnahmen zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aus dem Jahr 1984.