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Datenzugriff: Anspruch auf Herausgabe von digitalen Unterlagen

Das Finanzamt kann von Ihnen als Steuerpflichtigem Zugriff auf Ihre digitalen Daten und Datenverarbeitungssysteme verlangen. Der Zugriff ist auf Daten beschränkt, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Originär digitale Daten müssen in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahrt und bereitgestellt werden. Was ist allerdings, wenn der Steuerpflichtige mehr Daten in elektronischer Form vorhält, als es gesetzlich vorgeschrieben ist, und das Finanzamt auch diese einsehen will? Sind dann nur die Daten zur Verfügung zu stellen, zu deren Aufzeichnung man verpflichtet ist, oder muss man alle seine Aufzeichnungen offenlegen? Das Finanzgericht München (FG) musste darüber entscheiden, in welchem Rahmen die elektronischen Daten zur Verfügung gestellt werden müssen.

Der Kläger ermittelte seinen Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung. Bei ihm wurde eine Außenprüfung für die Jahre 2011 bis 2013 angeordnet. Dabei sollte der Kläger einen Fragebogen zum EDV-System ausfüllen sowie "den Datenträger" überlassen. Er erhob daraufhin "gegen die pauschale Anforderung der Bereitstellung elektronischer Daten zur Durchführung der Außenprüfung" Einspruch und, nachdem dieser erfolglos geblieben war, schließlich Klage. Er besitze zwar alle angeforderten Unterlagen in elektronischer Form, sei aber nicht verpflichtet, diese dem Finanzamt in elektronischer Form zu überlassen. Das Finanzamt hingegen war der Ansicht, dass eine generelle Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht auch hinsichtlich der Betriebsausgaben bestehe und es somit auch ein Recht auf Einsicht und Prüfung der diesbezüglich elektronisch gespeicherten Daten habe.

Das FG gab dem Kläger recht. Das Finanzamt hat nur das Recht auf die Herausgabe von Unterlagen, die der Steuerpflichtige aufzubewahren hat. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen ist akzessorisch und besteht eben nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht. Es gibt im Gesetz keine eigenständige Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen, die nicht mit einer Pflicht zur Aufzeichnung von Daten in Zusammenhang stehen. Bei Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, erstreckt sich die Zugriffsbefugnis des Finanzamts nur auf die Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. Es reicht nicht aus, dass die elektronisch gespeicherten Daten für die Beurteilung der steuerlichen Situation relevant sind. Eine weiter gehende Aufbewahrungspflicht ergibt sich auch nicht aus anderen gesetzlichen Vorschriften.