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Firmenjubiläen, Betriebsausflüge & Co.: Was bei Betriebsveranstaltungen steuerlich zu beachten ist

Um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken, veranstalten Arbeitgeber gerne Feste und Feiern im Betrieb. Steuerrechtlich werden Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Betriebsausflüge und auch Firmenjubiläen privilegiert: Sofern sie einen geselligen Charakter haben - was zumeist der Fall ist -, gelten sie steuerrechtlich als Betriebsveranstaltungen, so dass Zuwendungen durch den Arbeitgeber bis 110 EUR pro Mitarbeiter steuer- und sozialabgabenfrei bleiben. Wichtig zu wissen ist aber, dass dieser Freibetrag auf zwei Veranstaltungen im Jahr begrenzt ist. Wird häufiger im Jahr gefeiert, muss der daraus erwachsende Vorteil versteuert werden.

Hinweis: Arbeitnehmer sind hier aber nicht in der Pflicht, denn die Versteuerung obliegt dem Arbeitgeber. Er muss zudem aufzeichnen, wer tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilgenommen hat, um die Kosten korrekt auf die Teilnehmer aufteilen zu können.

Bei der Anwendung der 110-EUR-Grenze müssen alle Aufwendungen der Veranstaltung einschließlich der Umsatzsteuer zusammengerechnet werden (z.B. für Speisen, Eintrittskarten, Geschenke anlässlich der Feier, Musik, Fahrtkosten bei einem Ausflug und Raummiete).

Der Steuerfreibetrag kann nur für Betriebsveranstaltungen beansprucht werden, die allen Angehörigen des Betriebs (oder bei größeren Firmen: eines Betriebsteils) offenstehen. Vorsicht ist daher bei Veranstaltungen für einzelne Mitarbeitergruppen geboten. Soll nur eine Abteilung feiern, muss auch hier jedes Teammitglied teilnehmen können. Einladungen nur nach Hierarchie, erreichten Umsatzzahlen oder Funktion sind nicht begünstigt.

Steuerliche Probleme bereiten in der Praxis diejenigen Personen, die trotz vorheriger Zusage nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen, denn die auf sie entfallenden Kosten müssen dann bei der Berechnung des Freibetrags auf die teilnehmenden Mitarbeiter verteilt werden, so dass die 110-EUR-Schwelle ungeplant überschritten werden kann. Bei der Organisation von Betriebsveranstaltungen sollten Arbeitgeber deshalb immer noch einen finanziellen Spielraum einplanen.

Wird der Freibetrag von 110 EUR überschritten oder sollen mehr als zwei Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden, kommt für den über 110 EUR liegenden Betrag (oder für die weitere Veranstaltung) aber auch eine Pauschalversteuerung mit 25 % durch den Arbeitgeber in Betracht. Für den Arbeitnehmer entstehen dann keine finanziellen Nachteile, denn die Versteuerung übernimmt allein der Arbeitgeber.

Fallen bei einer Betriebsveranstaltung beispielsweise Kosten von 135 EUR je Mitarbeiter an, müssen von der Lohnbuchhaltung 25 EUR als geldwerter Vorteil versteuert werden. Der Arbeitgeber kann wählen, ob er diesen Mehrbetrag individuell zuzüglich Sozialabgaben oder pauschal mit 25 % sozialabgabenfrei versteuert. Letzteres ist für die Beschäftigten regelmäßig vorteilhafter. Des Weiteren kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für die Beschäftigten übernehmen, so dass das Fest dann auch ein echtes Geschenk der Firmenleitung ist.